Архивный отдел администрации города Ливны Орловской области является основным хранилищем документальной истории края.

Начало организации архивного строительства в стране положено Декретом Совета народных комиссаров от 1 января 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», согласно которому документальные материалы всех правительственных учреждений дореволюционной России и всех учреждений, возникших после 1917 года, объявлялись собственностью государства и включались в единый государственный архивный фонд. Тогда же образовано Главное управление архивным делом (Главархив).

20 февраля 1920 года создано Орловское губернское архивное управление.

В сентябре 1937 года Ливенский район из Курской области перешел в состав Орловской области.

Постановлением Организационного комитета ВЦИК от 3 ноября 1937 года № 90 на правах отдела Орловского облисполкома образовано Орловское областное архивное управление и районные государственные архивы.

До 1939 года они подчинялись Орловскому областному архивному управлению, а с июля 1939 года в связи с переходом в органы НКВД – архивному отделу УНКВД по Орловской области и оставались в составе органов внутренних дел до начала 1960-х годов.

Большинство архивных документов довоенного времени погибли в период оккупации района немецко-фашистскими захватчиками, которая длилась с 25 ноября 1941 года по 25 декабря 1941 года.

Согласно решению Орловского облисполкома от 17 октября 1942 года № 787/33 «О восстановлении работы районных архивов в освобожденных районах от немецко-фашистских оккупантов» после освобождения района началась кропотливая работа по сбору и обработке сохранившихся документов.

В соответствии с решением Орловского облисполкома от 21 января 1944 года № 83/3 «О восстановлении архивных органов области и мероприятиях по обеспечению сохранности документальных материалов» в области были восстановлены все районные архивы, в том числе и Ливенский.

К середине 1950-х годов в районе завершился сбор документов организаций, и началось планомерное комплектование архивного фонда документами органов государственной власти, организаций и учреждений промышленности, сельского хозяйства, культуры, образования, здравоохранения.

В соответствии с решением горисполкома от 19 мая 1959 года № 11    «О предоставлении помещения для объединения госархивов Ливенского и Никольского районов» произошло объединение 2-х районных архивов.

В 1961 году архивные учреждения области из Управления внутренних дел перешли в ведение органов исполнительной власти и стали непосредственно подчиняться архивному отделу Орловского облисполкома.

21 ноября 1968 года Орловский облисполком принял решение № 686 «О преобразовании Ливенских городского и районного государственных архивов в Ливенский филиал государственного архива Орловской области».

23 февраля 1990 года на основании решения Орловского облисполкома № 92 Ливенский филиал облгосархива преобразован в архивный отдел Ливенского горисполкома.

В соответствии с решением горисполкома от 12 апреля 1990 года        № 144 «Об утверждении штатной структуры» в структуру горисполкома был включен архивный отдел г. Ливны.

В 1992 году он стал структурным подразделением администрации города.  

В 2003 году в связи с перегруженностью архивохранилища было принято решение о разделении документов постоянного хранения города и района.

В соответствии с распоряжением главы города от 8 сентября 2003 года № 496 «О передаче архивных документов архивному отделу районной администрации» осуществлена передача документов постоянного хранения районных организаций.

В соответствии с распоряжением и.о. главы города от 4 декабря 2006 года № 630 «О размещении служб» архивный отдел администрации г. Ливны размещен в новом помещении по ул. Дружбы Народов. 163.

В настоящее время архивный отдел администрации города входит в единую систему архивных учреждений области. Он является функциональным структурным подразделением администрации города, осуществляющим полномочия в сфере управления архивным делом в городе и образуемым для непосредственного осуществления функций администрации города по формированию, хранению, учету и использованию архивных документов.

Архивный отдел расположен на 1 этаже кирпичного здания жилого дома. Особое внимание уделяется совершенствованию ведомственного хранения документов и решению задач сокращения объема дел, хранящихся сверх установленного срока в организациях. В соответствии с постановлением главы города от 21 июня 2010 года  № 359 «О закреплении имущества» архивному отделу предоставлено помещение  для хранения документов, расположенное  по ул. Ленина, 26. Проведен капитальный ремонт дополнительного помещения. Теперь имеется перспектива комплектования архива.