Отношение к документам - это отношение к судьбам людей.

Архивный отдел администрации г. Ливны насчитывает 97 фондов, с объемом хранения 27 530 дел.
Деятельность архивной службы осуществляется в соответствии с годовым планом работы, утвержденным главой города и направлена на дальнейшее развитие архивного дела. Итоги работы коллектива архива указывают на то, в целом с установленными на 2013 год заданиями по основным направлениям деятельности мы справились. Основных направлений деятельности у нас четыре: обеспечение сохранности документов, комплектование архива, государственный учет и использование.
Основополагающим в архивном деле является принцип « Сохранность превыше всего», поэтому в центре внимания всегда находятся вопросы безопасности архивных фондов, сохранности документов, как принятых в архив, так и находящихся на хранении в организациях, в том числе ликвидированных в ходе банкротства.
По обеспечению сохранности документов проведена большая работа, этому способствовало проведение комплекса мероприятий и в первую очередь потребовались дополнительные действия для расширения площадей хранения, так как существующие очень ограничены. Было подготовлено дополнительное архивохранилище, которое оборудовано охранно-пожарной сигнализацией и укомплектовано стеллажами.
Обеспечение сохранности документов предполагает соблюдение всех нормативных условий и режимов хранения. Программа развития архивного дела позволила установить в одном из залов архивохранилища сплит-систему кондиционирования воздуха, тем самым температурно-влажностный режим хранения теперь у нас соблюдается.
Обеспечению сохранности документов способствовало и рациональное их размещение, составление справочных каталогов, которые обеспечивают оперативный поиск.
В истекшем велась большая работа по приему документов крупных промышленных предприятий, их размещению в новом хранилище, а также перемещению других архивных фондов. Обеспечению сохранности документов способствовало улучшение их физического состояния.
На практике наряду с традиционными подходами, которые строго регламентированы, используем новые методики сохранности документов, которые включены в отчетные показатели. Это картонирование фондов. Всего закартанировано от общего объема дел -4530 ед. С начала этого года упаковано в архивные короба – 950 дел. Чтобы архив отвечал современным требованиям, это требуют не только внимания, но и финансовых вложений.
Программа развития также позволила приобрести архивные короба в количестве 245 штук.
Не менее важной задачей в работе архива является формирование Архивного фонда города и оказание практической и методической помощи организациям в упорядочении документов общего делопроизводства. Всего на учете состоит 35 организаций-источников комплектования нашего архива.
В соответствии с планом-графиком в 2013 году 26 организаций города обработали свои документы, образовавшиеся в результате их деятельности. Всего упорядочено 2565 дел.
С начала текущего года провели упорядочение управленческих документов 6 организаций (Ливенская межрайпрокуратура, МУКП «Ливенское», Отдел по культуре и искусству администрации г. Ливны, Управление федерального казначейства, ООО «Ливны- Электро», ЗАО «Агротранс») в количестве 395 дел. Описи дел представлены для рассмотрения и согласования ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области.
Приоритетным направлением при формировании архива является комплектование документами постоянного хранения муниципальной собственности, которыми архив пополняется планово и регулярно. Кроме того, принимаются документы ликвидированных организаций.
В 2013 году принято 1923 ед.хр. от 14 организаций , в том числе от ликвидированных 1777 ед.хр. ЭТО : ОАО «Ливныпластик» и 28 дел от ОАО «Ливенское киновидеообъединение», которые необходимы для обеспечения пенсионных прав.

С начала текущего года уже на архивное хранение поступило 1360 дел, из них 1301 ед.хр. документы Ливенского машиностроительного завода, который был ликвидирован в 2002 году. Документы пришлось принимать в срочном порядке, так как это связано с начислением пенсий работникам завода.
В настоящее время имеются два архивохранилища, основное с загруженностью почти 97 % и дополнительное. Дополнительное хранилище за 1 год почти заполнилось, так как принято не только большое количество дел, но и поступившие документы имеют большой формат и очень объемны. За столь короткий период времени на архивное хранение почти одновременно поступили на хранение документы двух крупных промышленных заводов с момента их образования ( ОАО «Ливныпластик» и ОАО «Ливенский машзавод»).
Ситуацию иллюстрируют следующие цифры: всего на хранении находятся документы 44 ликвидированных организаций с объемом хранения 7036 дел, из них документы заводов составляют 3061 единица, почти 50%.
Работа по комплектованию архива осуществляется постоянно. Прогнозируется дальнейшее увеличение объемов поступающих документов, при таком развитии событий, резерв функционирующих площадей по предварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие 1 - 1,5 года, Документы ликвидируемых предприятий просто-напросто негде будет размещать. Поэтому уже сегодня назревает проблема свободных площадей.

Исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан,
по прежнему, пока является основным и самым напряженным видом работы.
В 2013 году было подготовлено 1283 архивные справки. 171 запрос поступил из Пенсионного фонда по г. Ливны и Ливенскому району, 33 из пенсионных фондов других городов России, 15 запросов из стран СНГ, 11- по электронной почте, 929 граждан обратились лично.
С начала этого года архивом исполнено 548 запросов, 7 запросов поступило по электронной почте, из стран СНГ – 5, что выше показателей за аналогичный период прошлого года на 256 запросов. Начавшийся 2014 год для архивной отрасли ожидается не менее, а более напряженным.
В ходе реализации пенсионной реформы, документы архива становятся все более востребованными, а прием документов ОАО «Ливныпластик» и «Ливенский машзавод» значительно увеличивает число обращений граждан.
Новая Пенсионная реформа также заставит работников собирать архивные справки о зарплате и стаже, потому что за основу в любом случае будут брать те же показатели – стаж и зарплату.
При исполнении запросов архивный отдел сталкивается с определенными трудностями, нюансами. Пенсионному фонду требуются расшифровки и пояснения по выплатам, а также запрашиваются сведения об учебе, отвлечениях от трудовой деятельности, нахождении на больничном листе, в отпуске без сохранения содержания, о работе с вредными условиями труда, награждении, отпусках по уходу за ребенком, сведения по штатным расписаниям. Но, к сожалению, не всегда специалисты могут извлечь нужную информацию в полном объеме или ее совсем нет. Только когда документы попадают в архив, мы можем оценить, что влечет за собой выплата в конверте. Это тот случай, когда полученная информация не дает ожидаемого результата а вызывает только недовольство.
Все эти факторы влияют на полноту предоставленной информации о трудовом стаже граждан и, соответственно, на пенсионное обеспечение

Особое внимание при работе на этом направлении специалисты архива уделяют повышению качества предоставления муниципальной услуги, усилению ответственности, недопущению формальных подходов в работе по рассмотрению обращений граждан.
Хранящиеся документы используются для организации выставок, где экспонируются подлинные архивные документы, фотографии. Архивом оказываются услуги краеведам, исследователям. С целью оказания помощи в подборе документов и работе с ними пользователям оказывается практическая помощь в выявлении информации.
В отделе продолжают проходить производственную практику студенты Ливенского филиала ГОУ ВПО «Орел ГТУ».
В настоящее время проводится информатизация архивного дела, учетная база переводится в электронный формат, что облегчит поиск нужной информации.
В 2013 году совершен переход на новое программное обеспечение ПК «Архивный фонд», которая установлена программистами администрации города, мы одними из первых в области совершили переход на обновленную 5 версию.
Продолжается работа по заполнению Базы данных. В электронную базу данных внесено 50 % от общего количества дел.
Несмотря на многие проблемы, трудности, преобразования, для работников архивного отдела основные задачи остаются прежними: обеспечить сохранность документов на должном уровне в муниципальном архиве, в организациях города и донести до каждого руководителя понимание того, что отношение к документам - это отношение к судьбам людей.

Начальник архивного отдела Е. И. Лобцова
16 мая 2014 года