Среда, 20 октября 2021

Проект архивного отдела «Оптимизация процесса доступа к информационным ресурсам архива города Ливны. Оцифровка описей» в рамках проекта Орловской области "Эффективный регион"

    Команда проекта: 

       
    Руководитель проекта

    Виталий Геннадиевич Середа - заместитель главы администрации города по социальным вопросам

    Владелец процесса

    Елена Ивановна Лобцова – начальник архивного отдела администрации города Ливны

    Игорь Владимирович Бывшев - начальник отдела информационных технологий администрации города Ливны

      

    Ирина Валерьевна Ивлева – начальник юридического отдела администрации города Ливны

      

    Анастасия Михайловна Кутафина – главный специалист архивного отдела администрации города Ливны


    Участие в проекте: "Оптимизация процесса доступа к информационным ресурсам архива города Ливны, поиска архивной информации и сохранности оригиналов документов. Оцифровка описей" в рамках проекта «Эффективной регион Орловской области»

    Работы по переводу архивных документов в электронный вид в нашем архиве будут проводиться в несколько этапов.

    Первый этап - оцифровка описей всех архивных фондов.

    Оцифровке подлежат 123 описи архивных фондов (3266 листов).
    Всего на хранении в архиве находится 102 архивных фонда, в которые входят 24485 дела, 6 250 млн. листов в делах.

    В рамках проекта переводим описи в электронный формат собственными силами на существующем оборудовании с учетом технических возможностей архивного отдела.

    Оцифровка описей служит решению сразу нескольких задач: упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов.

    Достигнутые цели:

    1) Оптимизация рабочего места сотрудника- это ускорение поиска и подбора искомых документов и обеспечение сохранности оригиналов описей, что является немаловажной задаче;

    2)предоставление доступа к информационному содержанию архива как специалистам, исследователям так и всем гражданам (с учетом прав доступа и законодательно определенных ограничений);

    3) удовлетворенность участников процесса.

    В настоящее время значительно увеличился интерес исследователей
    к архивным документам, поэтому создание электронных описей позволит просматривать и заказывать документы в удаленном режиме, ознакомится с содержанием архивным фонда нашего архива, сделать тематическую подборку нужных документов в удаленном режиме для последующего обращения в архив.

    Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность архивного отдела и позволяет приблизиться к предоставлению архивных услуг в электронном виде в будущем.

    Сформированный каталог описей размещен в локальной сети архивного отдела, на рабочем месте сотрудника, исследователя и на сайте администрации города в сети Интернет.


     

    Яндекс.Погода