Проект архивного отдела «Оптимизация процесса доступа к информационным ресурсам архива города Ливны. Оцифровка описей» в рамках проекта Орловской области "Эффективный регион"
Команда проекта:
Виталий Геннадиевич Середа - заместитель главы администрации города по социальным вопросам
Владелец процесса
Елена Ивановна Лобцова – начальник архивного отдела администрации города Ливны
Игорь Владимирович Бывшев - начальник отдела информационных технологий администрации города Ливны
Ирина Валерьевна Ивлева – начальник юридического отдела администрации города Ливны
Анастасия Михайловна Кутафина – главный специалист архивного отдела администрации города Ливны
Участие в проекте: "Оптимизация процесса доступа к информационным ресурсам архива города Ливны, поиска архивной информации и сохранности оригиналов документов. Оцифровка описей" в рамках проекта «Эффективной регион Орловской области»
Работы по переводу архивных документов в электронный вид в нашем архиве будут проводиться в несколько этапов.
Первый этап - оцифровка описей всех архивных фондов.
Оцифровке подлежат 123 описи архивных
фондов (3266 листов).
Всего на хранении в архиве
находится 102 архивных фонда, в которые входят 24485 дела, 6 250 млн. листов
в делах.
В рамках проекта переводим описи в электронный формат собственными силами на существующем оборудовании с учетом технических возможностей архивного отдела.
Оцифровка описей служит решению сразу нескольких задач: упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов.
Достигнутые цели:
1) Оптимизация рабочего места сотрудника- это ускорение поиска и подбора искомых документов и обеспечение сохранности оригиналов описей, что является немаловажной задаче;
2)предоставление доступа к информационному содержанию архива как специалистам, исследователям так и всем гражданам (с учетом прав доступа и законодательно определенных ограничений);
3) удовлетворенность участников процесса.
В настоящее время значительно увеличился интерес исследователей
к архивным документам, поэтому создание электронных описей позволит просматривать
и заказывать документы в удаленном режиме, ознакомится с содержанием архивным фонда нашего архива, сделать тематическую подборку нужных документов в удаленном режиме для последующего обращения в архив.
Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность архивного отдела и позволяет приблизиться к предоставлению архивных услуг в электронном виде в будущем.
Сформированный каталог описей размещен в локальной сети архивного отдела, на рабочем месте сотрудника, исследователя и на сайте администрации города в сети Интернет.
- История архивного отдела
- Архивный отдел администрации города Ливны Орловской области
- Положение об архивном отделе администрации г.Ливны
- 100 лет государственной архивной службы России
- 100 ЛЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
- ФОТОГАЛЕРЕЯ
- Выставки архивных документов и фотодокументов
- Издательская деятельность (аннотированные справочники-путеводители по фондам муниципального архива)
- Информационные мероприятия
- Основные направления развития архивного дела администрации города Ливны Орловской области на 2023 год
- Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в городе Ливны за 2022 год (текстовая часть)
- Список фондов архивного отдела администрации г. Ливны на 01.01.2023
- Муниципальные программы архивного отдела администрации города Ливны
- День открытых дверей. Обзорная экскурсия по архиву
- Стихотворение, посвященное деятельности архивного отдела администрации города Ливны Орловской области (К 100-летию государственной архивной службы России)