Виталий Геннадиевич Середа - заместитель главы администрации города по социальным вопросам

Владелец процесса

Елена Ивановна Лобцова – начальник архивного отдела администрации города Ливны

Участие в проекте: "Оптимизация процесса доступа к информационным ресурсам архива города Ливны, поиска архивной информации и сохранности оригиналов документов. Оцифровка описей" в рамках проекта «Эффективной регион Орловской области»

Работы по переводу архивных документов в электронный вид в нашем архиве будут проводиться в несколько этапов.

Первый этап - оцифровка описей всех архивных фондов.

Оцифровке подлежат 123 описи архивных фондов (3266 листов).
Всего на хранении в архиве находится 102 архивных фонда, в которые входят 24485 дела, 6 250 млн. листов в делах.

В рамках проекта переводим описи в электронный формат собственными силами на существующем оборудовании с учетом технических возможностей архивного отдела.

Оцифровка описей служит решению сразу нескольких задач: упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов.

Достигнутые цели:

1) Оптимизация рабочего места сотрудника- это ускорение поиска и подбора искомых документов и обеспечение сохранности оригиналов описей, что является немаловажной задаче;

2)предоставление доступа к информационному содержанию архива как специалистам, исследователям так и всем гражданам (с учетом прав доступа и законодательно определенных ограничений);

3) удовлетворенность участников процесса.

В настоящее время значительно увеличился интерес исследователей
к архивным документам, поэтому создание электронных описей позволит просматривать и заказывать документы в удаленном режиме, ознакомится с содержанием архивным фонда нашего архива, сделать тематическую подборку нужных документов в удаленном режиме для последующего обращения в архив.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность архивного отдела и позволяет приблизиться к предоставлению архивных услуг в электронном виде в будущем.

Сформированный каталог описей размещен в локальной сети архивного отдела, на рабочем месте сотрудника, исследователя и на сайте администрации города в сети Интернет.